9 respostas essenciais sobre emissão de notas fiscais eletrônicas

Check up da NFe: 9 respostas essenciais sobre emissão de Notas Fiscais Eletrônicas

É hora de conferir se você sabe tudo e está fazendo tudo certo a respeito da emissão de notas fiscais eletrônicas

Responda rápido: dezembro é tempo de Festas e…? Provas de fim de ano! Então, para sua empresa tirar aquele 10 e garantir uma ótima gestão fiscal, preparamos um resumo completo, com as 9 principais dúvidas sobre a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas. Leia e cole à vontade para chegar ao próximo ano com tudo:

1 – O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Criada para substituir as antigas versões em papel, a Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um arquivo digital, construído no formato XML, e que registra todos os dados necessários para a validação da operação junto à Secretaria da Fazenda de seu estado.

2 – Quem precisa emitir NFe?

O sistema de emissão de NFe está sendo implantado de forma gradual em todo o país. Atualmente, as empresas inseridas nos protocolos ICMS 10/07 e ICMS 42/09 são obrigadas a gerar documentos eletrônicos.

Em todo caso, lembre-se de que quem vende, importa ou fabrica produtos, precisa emitir notas fiscais eletrônicas; para serviços, é necessário checar diretamente em sua cidade.

3 – Por que emitir NFe?

Além de manter sua empresa em dia com as obrigações junto ao Governo, a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas serve para agilizar a validação das operações realizadas em sua companhia.

Outros pontos são que o sistema estimula a redução de gastos, facilita a comunicação com clientes e ainda melhora a proteção de vendedores e consumidores em relação a garantia dos produtos.

4 – Quais são as exigências para iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas?

Se você precisa emitir NFe, o caminho é simples: o primeiro passo é registrar sua empresa junto a SEFAZ estadual (lembre-se de checar quais são os documentos necessários).

Com a operação liberada, você terá de providenciar um certificado digital e definir um emissor de NFe adequado para sua rotina.

[Conte com o apoio de seu contador nestas etapas!]

5 – Preciso emitir Notas Fiscais Eletrônicas em toda operação?

Se sua empresa está registrada na emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos, você precisa emitir notas fiscais em todas as vendas. Além disso, você também deve encaminhar o arquivo XML para seus clientes (mesmo que ele não peça).

6 – Quais são os maiores problemas (e riscos) durante a emissão de uma nota fiscal?

Existem vários pontos de atenção na hora de gerar um NFe. Os principais são: a inclusão das taxas e impostos, o preenchimento das informações do cliente e dados do produto, e a validação das informações com a Secretaria da Fazenda.

Em todas estas questões, a ausência de informações ou a descrição equivocada dos dados podem gerar a rejeição da NFe ou, pior, a cobrança de multas e penalidades.

Para evitar esses problemas, é possível contar com sistemas de preenchimento automatizado e, claro, com a ajuda de seu contador ou time interno!

7 – O que fazer com a nota fiscal emitida errada?

Se uma nota fiscal eletrônica foi concluída com erros, sua empresa deve considerar, basicamente, duas opções: alterar ou cancelar o arquivo fiscal.

A Alteração de NFe funciona através da emissão da nota complementar, especificamente para erros pontuais, como detalhes no preenchimento das informações do cliente ou do produto (desde que essas mudanças não afetem o valor da nota).

Já se é preciso mudar algo mais complexo, como o valor dos impostos ou quantidades, aí sim você pode fazer o Cancelamento de Nota Fiscal. Mas lembre-se de que, para isso, você deve cancelar o registro em até 24 horas!

8 – O que sua empresa precisa arquivar na gestão das NFe? O DANFe serve?

Segundo a Receita Federal, as empresas devem armazenar os dados fiscais por, no mínimo, 5 anos, inclusive para quem emite notas fiscais eletrônicas.

Esse arquivamento, porém, tem algumas regras:

  1. É preciso manter os arquivos XML (nota fiscal digital) – o DANFe, portanto, não vale;
  2. De preferência, guarde esse registro dividido por “ano”. Crie pastas separando cada um dos movimentos;
  3. Para evitar riscos, faça o Backup das Notas Fiscais Eletrônicas de forma regular, de preferência armazenando os dados em servidores confiáveis e de alta disponibilidade

9 – DANFe e NFe não são a mesma coisa?

A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo digital (XML) gerado no registro da operação.

Já o DANFe, de acordo com a própria Receita Federal, é apenas um documento auxiliar da NFe que contém a chave de acesso da nota fiscal (permitindo a consulta às informações na Internet) e ajuda a acompanhar a mercadoria em trânsito.

Agora que você tirou 9 dúvidas sobre a emissão de NFe, que tal conseguir um 10, de vez? Experimente grátis o Saldo MAIS por 15 dias e aproveite!

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